Desde el pasado 4 de septiembre del 2018, las compañías que son sujetos obligados a reportar sobre la prevención de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, que registren ingresos superiores a USD 500.000 anuales están obligadas a contar con un informe de auditoría externa sobre el adecuado cumplimiento de los procedimientos para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos. Se trata de una normativa nueva, que se suma a otra que establece que las firmas que suman USD 500.000 en activos totales se encuentran obligadas a contratar una auditoría externa.

Situaciones a considerar para los sujetos obligados a reportar:

  • Si tiene activos totales e ingresos menores a USD 500.000 anuales: No debe contratar auditoría externa para ninguno de los casos.
  • Si tiene activos totales mayores a USD 500.000 e ingresos menores a USD 500.000: Debe contratar auditoría externa para sus estados financieros, adicionalmente, el auditor deberá emitir el informe sobre el grado de cumplimiento de las normas de prevención de lavado de activos.
  • Si tiene activos totales menores a USD 500.000 e ingresos mayores a USD 500.000: No debe contratar auditoría externa para sus estados financieros, pero sí para prevención de lavado de activos.
  • Si tiene activos totales e ingresos mayores a USD 500.000: Debe contratar auditoría externa para ambos casos.

 

¿Por dónde empezar?

La autoridad establece que los sujetos obligados a cumplir las normas de prevención de lavado de activos deben contar con una auditoría externa que verifique el grado de cumplimiento de dichas normas, así también deberá contar con políticas y procedimientos de control. Es decir, tienen que elaborar su manual, conforme los lineamientos que exige la norma, entre ellos:

  • Establecer lineamientos que les permita administrar, evaluar y mitigar con eficacia los riesgos que se hayan identificado.
  • Asegurar que los miembros de la compañía tengan el conocimiento de las normas legales y reglamentarias relacionadas con la prevención de lavado de activos y el financiamiento del terrorismo y otros delitos y le den cumplimiento.
  • Minimizar el grado de exposición inherente al lavado de activos y al financiamiento del terrorismo y otros delitos.
  • Establecer las políticas para conocer al cliente, proveedor, colaborador, mercado y corresponsal, según el caso; y definir a los responsables de su implementación.
  • Las compañías que actualmente cuenten con manuales de cumplimiento deberán actualizarlos de conformidad a lo preceptuado en la nueva norma y no requerirán aprobación previa de la Superintendencia de Compañías Valores y Seguros.

 

¿Qué se debe observar?

El manual de prevención debe estar dirigido a monitorear a ocho actores:

  1. Al cliente. Conocer y verificar su información con el objeto de establecer el perfil, y determinar si el volumen de operaciones guarda relación con la información que haya proporcionado.
  2. Al colaborador. Verificar su información y establecer un perfil, con base en su patrimonio declarado, para determinar si sus ingresos guardan relación con la información dada.
  3. Al proveedor. Verificar su información
  4. Al mercado. Verificar su información
  5. Al corresponsal. Verificar su información
  6. A las operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas. Reportar oportunamente y con los sustentos del caso a la Unidad de Análisis Financiero y Económico (UAFE).
  7. Enviar a la UAFE los reportes previstos por Ley. Conforme con los lineamientos emitidos por dicha institución.
  8. Establecer los mecanismos que utilizará la compañía. Para conservar la información generada por el cumplimiento a la presente norma.
  9. Atender los requerimientos de información. Formulados por autoridades competentes.

 

La auditoría externa

  • Los auditores externos están obligados a guardar reserva y confidencialidad de la información que llega a su conocimiento en el ejercicio de sus funciones.
  • Se les prohíbe expresamente divulgar o entregar cualquier tipo de información remitida por el sujeto obligado.
  • En caso de incumplimiento por parte del auditor externo, quien conociere del hecho y con los sustentos respectivos, deberá notificarlo a la Dirección Nacional de Prevención de Lavado de Activos de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

 

UHY recomienda…

Es necesario hacer el manual –o actualizarlo-, tenerlo impreso y hacer una difusión a todos los empleados de la compañía para que tengan conocimiento. Es recomendable que el oficial de cumplimiento de la compañía que esté designado sea el encargado de realizar la actualización del manual o el manual, sin embargo, hay muchas empresas que recién están calificando al oficial y, a veces, no tiene la experiencia para poder realizarlo, por lo que es mejor la contratación de un consultor que se encargue de su elaboración. Cabe recordar que la elaboración de un manual de prevención de lavado de activos podría demorar hasta unas tres semanas. Es necesario poner “los candados” en las áreas más complicadas, que estén apegados a la normativa. Hay que ser cuidadosos, porque a veces se hacen manuales muy complejos que ocasionan incumplimientos al momento de realizar la auditoria para prevenir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y otros delitos.