Los plazos cada vez se acortan para que aquellas compañías obligadas a contratar una auditoría externa definan quién es la que se encargará de dicho proceso para el año 2018. En este campo ingresan todas las compañías que cerraron el 2017 con un total de activos de USD 500.000 o más.

 

El tiempo límite para definir esta obligación se vencerá el próximo 30 de septiembre. Es un proceso que lo exige la Superintendencia de Compañías anualmente y que, en caso de incumplimiento, las empresas se exponen a sanciones y multas. Es necesario, por tanto, poner manos a la obra, lo que seguramente le ahorrará más de un mal momento. A continuación, una hoja de ruta para cumplir con esta obligación.

 

El cronograma

  • Es necesario distinguir que existe un plazo para la contratación de la auditora externa y otro para la presentación o la carga del contrato en la Superintendencia de Compañías. Así, hasta el 30 de septiembre se debe suscribir el contrato con la auditora elegida y, mientras que, para informar al ente de control, existe un plazo de 30 días contados a partir de la suscripción del contrato.
  • El reporte del contrato es vía web. Entonces, como ejemplo, si una compañía firmó el contrato el 30 de septiembre, hasta el 30 de octubre debería, como máximo, cargar ese contrato al portal del ente de control.

 

El contrato

  • Se trata de un contrato formal, que se rige bajo las Normas Internacionales de Auditoría, y los lineamientos dados por la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
  • El contrato, de manera general, establece las responsabilidades que tienen las partes. En cuanto a la auditora: establecer o entregar un informe de auditoría al final, sea con una opinión de auditoría o sea con una abstención de opinión de auditoría. En cuanto a la compañía: la responsabilidad sobre toda la información financiera generada.
  • No es obligatorio registrar el contrato ante un Notario. La suscripción entre las partes es ley entre ellas. El reporte a la Superintendencia debe incluir el nombre de la auditora elegida, el Registro Nacional de Auditor de la proveedora del servicio y la copia digital del contrato suscrito.
  • La auditora externa debe ser nombrada por la Junta de Accionistas. Muchas veces, los accionistas delegan al Directorio o al Gerente, pero, si ese es el caso, debe haber constancia de dicha delegación. Si no existe un acta de Junta de Accionistas, en las cuales se nombra la auditora, técnicamente no puede darse el contrato.
  • Cabe recordar que la Junta de Accionistas ordinaria se realiza en marzo de cada año. En el caso de que no se haya determinado la auditora entonces, se debe convocar a una Junta Extraordinaria.

 

El servicio

  • Normalmente, desde la fecha de suscripción, los contratos de auditoría deberían terminar el 31 de julio del año siguiente, porque se entiende que hasta marzo se emite el Informe Financiero y, hasta julio, el Informe de Cumplimiento Tributario (ICT).
  • Sin embargo, este año el Servicio de Rentas Internas (SRI) aplazó la presentación del ICT hasta el 28 de agosto. Eso ampliaría el tiempo de duración de un contrato de servicio de auditoría externa.
  • Recuerde que existe un concepto dentro de la Norma Internacional de Auditoría que señala la independencia en la provisión del servicio, es decir, no debe haber conflicto de intereses al momento de emitir un dictamen. Otro aspecto importante que debe tener en cuenta es que una compañía puede contratar a una misma auditora por máximo cinco años seguidos (tres, en el caso de compañías que inscritas en el Mercado de Valores). Después de esos cinco años, deben pasar cinco años más para volverla a contratar.
  • En cuanto a los costos por los servicios, se rige bajo las leyes del libre mercado. No obstante, lo que se valora es las horas de tiempo de un equipo, es decir, se define cuántas horas se utilizan para prestar un determinado servicio de auditoría y, sobre esa base, se establece una tarifa/hora.

 

¿Por qué elegir UHY?

Primero, por el tema de cumplimiento de plazos. Si no se elige bien, una auditora le puede echar a perder el trabajo a una compañía, principalmente incumpliendo temas de plazos. Por eso, para nosotros es parte fundamental. Y, adicionalmente, el valor agregado que le podamos generar y que, de hecho, nosotros generamos, que es tener una visita preliminar, un acercamiento previo con la compañía, justamente, para buscar esas oportunidades de mejora con un estado financiero todavía abierto, de tal manera que no tengamos sorpresas, ya en febrero o marzo, en el proceso de emisión del informe.

Todo este trabajo se traduce en mucha comunicación con nuestros clientes a lo largo de todo el periodo de la relación profesional que mantenemos. Nosotros estamos atentos para consultas, para aclaraciones, para dudas que puedan tener, para hacer, en realidad, una auditoría proactiva, no esperar la reacción para hacer algo, sino hacerlo durante todo el año, esa es una de nuestras mayores fortalezas.